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Os 6 benefícios da gestão por processos em tempos de crise

Em épocas de crise, o mercado tende a uma estratégia de retração sob a premissa de que a autopreservação acontecerá por meio da cautela, da diminuição de “custos” e do corte de pessoal. Mas será que esse é o melhor caminho? Na verdade, temos observado que essa postura não só é pouco eficiente para o combate aos momentos econômicos mais complicados como também torna fragilizadas as estruturas das empresas, colocando-as em uma situação de constante gerenciamento de crises e à mercê de novas variações de mercado.

Por isso, a gestão de processos assume um papel fundamental na organização das empresas, especialmente nas fases em que os orçamentos demoram a fechar ou, ainda, que aqueles antigos contratos deixam de ser renovados graças à crise. Listamos abaixo seis benefícios imediatos desse tipo de gestão que são os melhores caminhos para que sua empresa atravesse as fases de instabilidade de mercado de forma eficaz e bem estruturada:

1. Redução de perdas

As perdas são responsáveis por uma boa porção dos gastos das empresas, uma vez que representam desperdício de materiais, de equipamentos e de tempo dos colaboradores. A gestão de processos contribui para a correta execução das etapas – validadas pelo gestor do setor – e atua na diminuição dos retrabalhos, uma vez que todos os procedimentos necessários para a execução de uma tarefa estão devidamente registrados e ao alcance do colaborador. Assim, tanto as perdas físicas (matéria-prima, equipamentos etc) quanto o desperdício de tempo na má execução de tarefas, ou ainda, na busca por soluções para episódios pontuais resultantes dessa má execução.

2. Aumento de produtividade

Diretamente atrelado à redução de perdas, o aumento de produtividade é promovido graças ao registro e aplicação dos fluxos de processos corretos e otimizados. Com os processos registrados de forma correta, a execução se torna mais eficiente, diminuindo os retrabalhos e permitindo que cada colaborador possa executar um número maior de tarefas em um menor intervalo de tempo. Atrelado a sistemas de gerenciamento de processos automatizados, esse aumento de produtividade se torna mensurável e, a gestão de recursos, mais dinâmica e eficiente.

3. Manutenção de talentos

Os talentos individuais são essenciais para a estruturação de uma equipe eficiente. Em uma empresa que pratica a gestão de processos, esses talentos são evidenciados e ganham mais espaço para serem efetivos. Com todos os processos mapeados, o gestor pode identificar com propriedade as tarefas mais indicadas para cada um dos colaboradores. Dessa forma, você combate a má alocação de esforços para a execução de tarefas em que aquele funcionário não tem proficiência e sua sobrecarga.

4. Registro de processos eficientes

É muito comum que os processos de um setor estejam claros na mente de um ou dois colaboradores da equipe. Porém, nos momentos de sua ausência ou quando é necessária uma decisão pontual e imediata, os outros colaboradores não têm acesso à essa informação e acabam executando as tarefas de forma ineficiente e/ou incorreta. A gestão de processos atua diretamente nesta deficiência, registrando os procedimentos executados por todos os colaboradores em documentos dinâmicos e de fácil consulta. Isso permite que todos tenham acesso ao fluxo. Com esse registro, ainda, a empresa não perde os conhecimentos e práticas que adota, seja na ausência, no afastamento ou no desligamento de colaboradores-chave.

5. Poder de gestão

Com todos os processos mapeados e registrados, os gestores podem enxergar a complexidade da empresa como um todo, identificando gargalos que necessitam de intervenção ou reestruturação. A gestão de processos ainda tem a função de manifestar toda a complexidade dos setores para colocar em evidência a grande quantidade de trabalho que, muitas vezes, se esconde nas atividades rotineiras e não é percebido pelos diretores da companhia.

6. Gestão de riscos

A gestão de processos trabalha sempre atrelada à gestão de riscos, combatendo diretamente uma prática comum nas empresas que é a gestão de crises. Dessa forma, as tempestades e os incêndios que demandam horas e horas de dedicação dão lugar ao planejamento e à identificação de potenciais erros e gargalos, além da implementação da melhoria continua para evitar os problemas decorrentes da desatualização dos processos. Essa filosofia é fundamental para que a empresa dedique seu tempo e seus recursos para a produção constante.

Graças a esses benefícios, entendemos a gestão de processos como uma importante ferramenta para atravessar os momentos de instabilidade. Acreditamos também que sua implantação é primordial para o crescimento estruturado das pequenas e médias empresas e para a consolidação das práticas das companhias de grande porte. Com a filosofia de preservar o capital intelectual e humano, você perceberá que os cortes são muito menos eficientes que as estratégias bem elaboradas de gestão que anteveem as possíveis tempestades e atuam na melhoria continua de cada setor da sua empresa.

Fonte: ODICON

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